Online-мероприятие кажется гораздо проще, чем offline, однако, это такое же мероприятие, организация которого требует специальных профессиональных навыков и знаний. Чтобы ваш online-event прошел на самом высоком уровне необходимо учесть множество факторов. Мы подготовили небольшую шпаргалку.

ПОДГОТОВКА

• Определяем цели и задачи
• Устанавливаем бюджет
• Выбираем формат (конференция, презентация продукта, ток-шоу, премия, тимбилдинг, корпоратив, концерт, семинар и т.д.)
• Создаем идею и концепцию

ОСНОВНЫЕ ПУНКТЫ БЮДЖЕТА

• Площадка
• Техническое оборудование
• Контент (презентации, видео, заставки и т.д.)
• Артисты
• Креативная концепция
• Платформа для трансляции
• Персонал
• Съемочная группа

СТРУКТУРНЫЕ СОСТАВЛЯЮЩИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ONLINE-МЕРОПРИЯТИЯ

ОРГАНИЗАТОРЫ

При выборе подрядчика можно пойти двумя путями. Первый (рекомендуемый): нанять профессиональное агентство, которое будет за все отвечать и замыкать все процессы на себе. Второй: самостоятельно подбирать несколько отдельных подрядчиков, которым нужно будет коммуницировать друг с другом.

ФИЗИЧЕСКИ СУЩЕСТВУЮЩАЯ СТУДИЯ

Важно правильно выбрать студию, где будет проходить съемка. Среди критериев выбора: расположение, техническая оснащённость, сервис, статусность и внешний вид.

Наша студия расположена в пятизвездочном отеле Radisson Collection Hotel, Moscow, в центре Москвы. Так как топ-менеджеры крупных компаний привыкли, что конференции, в основном, проходят в отелях, этот вариант расположения более выигрышен, чем у многих других студий.

ДИЗАЙН

Презентации, заставки и любые графические составляющие должны быть отрисованы в едином стиле мероприятия.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ПОДРЯДЧИКИ

В студии должна быть профессиональная аппаратура:

• Трансляция ваших мероприятий на любые платформы.
• Звук не только для конференции, но и онлайн-концертов и шоу.
• Свет, отвечающий самым лучшим форматам световых шоу.
• Светодиодный экран высокого разрешения

СЪЕМОЧНАЯ ГРУППА

Необходимо иметь проверенную сработанную съемочную группу, чтобы не подвели в процессе, и картинка была профессиональной.

РЕЖИССЕР

Online-мероприятие — это, по сути, телевизионное шоу, а у шоу должен быть режиссер, который будет видеть картинку целиком, знать, на что обратить внимание и где расставить акценты. Поэтому необходимо найти опытного режиссера с багажом реализованных проектов.

ОНЛАЙН-ПЛАТФОРМА

Нужно определиться с тем, где будет проходить трансляция:

• Deep
• Pine

и другие.

ПЛЕЕР ДЛЯ ТРАНСЛЯЦИИ

МЕССЕНДЖЕРЫ.

Вам понадобится мессенджер, чтобы присоединять удаленных спикеров к трансляции. Для этого можно использовать Zoom, Skype и т.д.

ПЕРЕВОДЧИКИ

Если у вас международное мероприятие, то необходимо найти профессиональных переводчиков.

АРТИСТЫ

Как и в offline-мероприятиях здесь нужна развлекательная часть программы. Для этого можно приглашать артистов, делать шоу, постановки и даже целые концерты.

ВЕДУЩИЙ

На любом хорошем мероприятии должен быть профессиональный ведущий для поддержания общей атмосферы вашего события, модерации программы и контроля всех участников.

ИНТЕРАКТИВЫ

В online-мероприятиях необходимо продумать инструменты, которые будут удерживать внимание участников.

Для этого можно использовать различные конкурсы, розыгрыши, квизы, выступление артистов. Также мы рекомендуем использовать AR-технологии.

Augmented Reality (AR): Технология дополняет пространство виртуальными элементами при помощи компьютерной графики и аудио сопровождения в режиме реального времени.

ПОСТ-АКТИВНОСТЬ

Online-формат позволяет собрать аналитику и посмотреть, какой путь проделал каждый участник, в каких интерактивах участвовал, каких спикеров смотрел. Такая обратная связь – очень важная и полезная составляющая для дальнейшей работы.

ДЛЯ УСПЕШНОЙ РЕАЛИЗАЦИИ ONLINE-МЕРОПРИЯТИЯ НЕОБХОДИМА ПРОВЕРКА РАБОТЫ ВСЕГО ОБОРУДОВАНИЯ И РЕПЕТИЦИЯ, ОСОБЕННО ЕСЛИ МЕРОПРИЯТИЕ ПРОХОДИТ В ПРЯМОМ ЭФИРЕ.