Как организовать форум?

Как организовать форум?

Автор: ABD-ent
Опубликовано: 03.09.2018

В Москве каждый месяц проводятся десятки форумов различной направленности: научные, инновационные,  информационные, тематические. Форум, как правило, представляет собой масштабное деловое мероприятие, организуемое с целью решения определенных  глобальных задач. Для участников форум является уникальной возможностью получения информации из первых рук, проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов. Бизнес-форумы обычно направлены на обмен информацией с партнерами, коллегами, обозначение проблем и определение направления дальнейшего развития. В ходе таких мероприятий решаются задачи по расширению клиентской базы, привлечению новых кадров, анализируется и перенимается положительный опыт конкурентов.

Структура организации форумов и конференций строго определена. Чаще всего при проведении подобных мероприятий выделяют следующие этапы:

  1. Создание и юридическое закрепление идеи события
  2. Определение места и времени проведения, составление программы мероприятия
  3. Поиск надежных подрядчиков, заключение договоров
  4. Определение состава участников и их извещение о предстоящем мероприятии
  5. Встреча участников, их размещение
  6. Организация питания
  7. Регистрация участников форума
  8. Реализация деловой и культурной программы
  9. Информационное сопровождение форума: анкетирование участников, получение обратной связи, публикации в СМИ
  10. Подведение итогов. Отчет о проведении мероприятия

Поэтому, если Вы собираетесь организовать успешный форум, тщательно проработайте вышеизложенные этапы.  Вам нужно не только умело распределить ответственность между исполнителями и контролировать подготовку события, но и продумать сценарий действий при форс-мажоре.

Обращайте внимание на детали! Именно незначительные шероховатости, сбои и неполадки в ходе проведения форума могут испортить впечатление от события и перечеркнуть ваши усилия. Чтобы этого не произошло, возьмите на вооружение советы по организации форумов от команды «abd: Entertainment»:

  • Учитывайте транспортную доступность места проведения (близость к метро, удаленность остановок общественного транспорта), а также наличие парковочных мест
  • Продумайте безопасность посетителей форума, в том числе возможность оказания неотложной помощи
  • Сделайте ваше событие доступным для людей с ограниченными возможностями
  • Изучите досконально свое помещение: звук, свет, расстановка кресел, мусорные корзины, гардероб. Тут нет мелочей, все должно работать отлажено, поэтому начинайте монтаж и тестируйте площадку как можно раньше
  • Спонсоры и партнеры мероприятия в любом случае должны работать на продвижение Вашего имени, поэтому отдавайте предпочтение сильным брендам, в том числе и при выборе медиа-партнеров
  • Приглашайте действительно востребованных спикеров, экспертов и лидеров мнений, которые будут интересны вашей целевой аудитории. Не допускайте скучных и затянутых выступлений
  • Делайте несколько генеральных прогонов для отладки работы и устранения неполадок техники
  • Регистрация участников через различные сервисы на подобии Timepad значительно облегчает данный этап проведения форумов
  • При организации фуршетов не допускайте нехватки еды на всех желающих или возникновение длинных очередей за ней
  • Обеспечьте онлайн-трансляцию Вашего мероприятия для партнеров и коллег, которые не смогли присутствовать на форуме. Это значительный вклад в лояльность Вашей аудитории.

В случае если Вы решаете доверить проведение форума сторонней организации, тщательно выбирайте партнера. Мы считаем, что для налаживания качественного контакта с целевой аудиторией форума, необходимо правильно донести информацию, и тут важна слаженная работа команды при безупречной организации события. Компания «abd: Entertainment» занимается организацией форумов в Москве, а также проведением мега-форумов по всему миру. Мы  предлагаем современные технологии дополненной реальности, голограммы и 3D Mapping, чтобы дополнить презентацию спикеров, удивить участников события при помощи новых технологий, погрузить в специфику продукта, структурировать информацию и даже создать виртуальный прототип будущей реальности.

 

Обратная связь

Если Вас заинтересовала данная статья, Вы можете оставить комментарий и отправить нам письмо, заполнив данную форму.

* - Нужно заполнить


 

Похожие статьи